Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Odmiennego podejścia wymaga rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego kopiowanie gotowego schematu rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć znacznie ważniejsze jest określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Nie chodzi więc o wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Na etapie briefu dobrze określić ramy czasowe wydarzenia, organizację transportu oraz stopień formalności. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także zaplecza sanitarnego. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Trzeba przewidzieć też oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a później analizuje dostępnych wykonawców. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Plan B nie stanowi dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Organizator powinien wiedzieć, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Plan awaryjny powinien obejmować również opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Pomaga w tym posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i przemyślany plan awaryjny. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+